Libretto di yourWay

Libretto in riscrittura: la versione completa arriva con il primo rilascio per il ricettivo.

yourWay e l'intelligenza artificiale

Un sistema di intelligenza artificiale può produrre informazioni imprecise o incomplete: rileggi bozze, sintesi e numeri prima di usarli e, su importi, date e destinatari, verifica alla fonte.

Per domande o segnalazioni sull'intelligenza artificiale scrivi a simone@weekoapp.it.

Riferimento normativo: Regolamento (UE) 2024/1689, articolo 50.

Cosa può fare l'assistente

yourWay è insieme la chat con l'assistente e il gestionale della tua struttura: l'assistente ci lavora dentro, con gli stessi permessi che hai tu nelle schermate. Tutto quello che fai dalle schermate puoi chiederlo in chat; le modifiche te le propone e le approvi tu. Tutto, tranne le quattro eccezioni qui sotto.

Legge quando serve

• la giornata di oggi (arrivi, partenze, richieste, scadenze), il planning (al più 31 giorni per volta) e il registro delle prenotazioni;
• disponibilità, preventivi e prezzi, calcolati dal motore delle tue tariffe: il prezzo non lo decide mai l'intelligenza artificiale;
• tariffe, piani, supplementi, restrizioni (regole del giorno: notti minime, chiuso all'arrivo o alla partenza) e chiusure (solo chi le vede anche nella schermata Tariffe);
• una prenotazione dal suo codice, gli ospiti con i loro consensi, la struttura con tipologie e unità;
• le prenotazioni per campagna (prenotazioni, notti, ricavo e conversione per campagna e per sorgente, primo o ultimo contatto) e le campagne della struttura coi loro link, solo per il titolare: numeri senza persone; e, se lo chiedi, le prenotazioni di una campagna una per una, con i dati della loro scheda (a chi vede la provenienza nella scheda, mai al contabile);
• l'andamento della struttura (tasso di occupazione, prezzo medio per camera venduta, ricavo per camera disponibile, durata del soggiorno, anticipo, cancellazioni, canali e commissioni, portafoglio dei prossimi mesi e prenotazioni prese di recente), solo per chi vede la schermata Andamento: numeri della struttura, delle tipologie e dei canali, mai per persona;
• gli adempimenti (schedine Alloggiati, ISTAT, imposta), le pratiche in coda, i portali collegati, le caselle Google e la misurazione Meta (mai il token), la pausa dei giri, quali credenziali sono salvate (mai i valori), le persone della struttura, i rendiconti e la tua attività del mese;
• i prezzi della zona (se il confronto è attivo per la tua struttura, solo per il titolare): mediana, fascia e numero di strutture per data, con la fonte e l'ora della rilevazione. I prezzi di altre strutture li legge solo da lì, mai con la ricerca sul web o aprendo le pagine dei portali (quei siti sono esclusi dalla sua ricerca, e una risposta con prezzi di altre strutture presi altrove viene fermata). Sono un'informazione, non un obiettivo: non ti propone di allinearti alla mediana; se gli chiedi un prezzo, propone quello che indichi tu o uno coi tuoi criteri (occupazione, stagione, storico), sempre come pratica da approvare, con la riga della fonte e la scritta "Proposta generata con IA".

Modifica solo se approvi

Puoi chiedere più cose insieme ("crea il piano base, metti 90 euro le doppie da novembre a marzo e 110 da aprile a ottobre, soggiorno minimo 2 notti ad agosto"): diventano una sola pratica, che si esegue tutta o per niente. Approvando, la modifica avviene come dalla schermata corrispondente. Se nel frattempo qualcosa è cambiato (notti occupate, prezzo diverso, prenotazione già modificata) la pratica non si esegue e ti dice perché: puoi chiedere all'assistente di rifare la proposta.

Le modifiche di tariffe, chiusure e struttura le approva solo il titolare. Quelle sulle prenotazioni e sugli ospiti anche un collaboratore, se il titolare gliele ha delegate in Impostazioni, Utenti e ruoli.

Solo il titolare

Alcune funzioni le propone e le approva solo il titolare, e non si delegano mai: inviti, rimozioni e deleghe delle persone; esportazione e cancellazione dei dati di un ospite che lo chiede; collegamenti coi portali; pausa dei giri, caselle "della struttura", casella delle richieste degli ospiti, misurazione Meta (senza il token) e cancellazione di una credenziale; preventivi per email agli ospiti; cancellazione di una chat. La pratica dice le conseguenze prima che tu decida (per esempio: la cancellazione dell'ospite è definitiva). Il link di un invito e il file dei dati di un ospite li vedi solo tu, una volta, quando approvi; l'indirizzo per un portale lo vedi quando approvi e lo ritrovi poi in Struttura, Portali (iCal).

Le quattro eccezioni: si fanno dalla schermata

• Decidere. Approvare, rifiutare o togliere una sospensione, confermare un lavoro automatico, registrare l'esito di una schedina: lo fai tu, da Approvazioni, dalla scheda in chat o da Adempimenti. L'assistente non decide mai una pratica.
• Segreti e collegamenti. Password, chiavi e codici dei portali si inseriscono solo in Impostazioni, Credenziali dei tuoi portali; una casella Google si collega da Impostazioni, Account; l'indirizzo segreto del calendario di un portale si incolla in Struttura, Portali (iCal); il token di accesso di Meta si incolla in Struttura, Misurazione Meta. Se scrivi un segreto in chat, l'assistente non lo usa, non lo ripete e non lo salva in memoria: riconosce password, codici (anche del wifi e della cassetta delle chiavi), chiavi e indirizzi segreti, ma una parola qualunque scritta senza dire che è una password non la può riconoscere. Cancella il messaggio e, se serve, cambia quella password.
• Amministrazione di Weeko. Il piano e le funzioni incluse li gestisce l'assistenza di Weeko.
• Accesso, notifiche e la chat stessa. L'accesso col codice, le notifiche del dispositivo, lo scarico dei tuoi dati e i bottoni della chat (stelle, reazioni, allegati, vocali).

Cosa non vede mai

• documenti d'identità, date di nascita, note e codici di esenzione degli ospiti;
• email e telefono degli ospiti, salvo quelli del capogruppo quando apre una prenotazione;
• password, chiavi e codici nei suoi strumenti: non li chiede e non li usa (se li scrivi in chat li legge: meglio non scriverli, e cancellare il messaggio se è successo);
• prezzi o regole per un singolo ospite: le tariffe valgono per periodi e tipologie, per tutti.

Nella sua memoria non salva gli ospiti (lo vietano le sue regole, e il server rifiuta email e numeri di telefono) né password e codici (il server li riconosce e li rifiuta): gli ospiti stanno già nel gestionale, i segreti nelle Credenziali dei tuoi portali.

Tariffe e disponibilità

La schermata Tariffe è un calendario: un mese alla volta, con il prezzo a notte per 2 persone scritto su ogni giorno (per 1 se la tipologia ne ospita una sola, per il minimo di persone se ne vuole di più). Sul telefono il prezzo è arrotondato all'euro; quello esatto, coi centesimi, lo vedi nell'editor del giorno. In alto scegli la tipologia e il piano tariffario; con le frecce cambi mese. Su uno schermo largo puoi vedere tutte le tipologie una accanto all'altra.

Cambiare un giorno o un periodo

• tocca un giorno per cambiare solo quello;
• per un periodo (un weekend, una settimana) trascina sui giorni: col mouse subito, col dito tieni premuto un attimo e poi trascina;
• si apre l'editor del periodo: in alto i Prezzi a notte (per 1, 2, 3 o 4 persone, o uguale per tutti, con "€" accanto) e venerdì e sabato in percentuale; più sotto, in una sezione a parte, le Regole del giorno: notti minime (con "notti" accanto: è un numero di notti, non un prezzo), chiuso all'arrivo o alla partenza, chiuso. I giorni scelti prendono i valori che cambi, gli altri giorni non cambiano;
• quello che non tocchi resta com'è in ogni giorno, anche se i giorni hanno valori diversi (il campo è vuoto e ti dice com'è ora, per esempio "ora da 100 a 120 €"). Se venerdì e sabato costano di più, l'editor lo riconosce: scrivendo un prezzo nuovo la differenza resta;
• le regole del giorno e la chiusura possono valere anche per tutte le tipologie, con due scelte separate: per chiudere la struttura a Natale basta un periodo solo. Prima di salvare vedi tipologia per tipologia cosa cambia; riaprendo, le tipologie chiuse per conto loro restano chiuse se non le scegli;
• sopra "Salva il periodo" vedi cosa salvi, campo per campo, col valore di ora: per esempio "Salvi: prezzo per 2 persone 120 € (ora 90 €), notti minime invariate". Se le notti minime sono più di 30, prima di salvare yourWay ti chiede "Davvero?": di solito è un prezzo scritto nel campo sbagliato. Oltre 365 notti non si salva;
• "Salva il periodo" salva tutto insieme o niente: se qualcosa non va (per esempio notti massime meno delle minime già salvate) non cambia niente e yourWay ti dice perché.

Le etichette sui giorni

"min 2": le notti minime per chi arriva quel giorno. "chiuso": quel giorno non si vende. "f.s.": unità fuori servizio. "no arr." e "no part.": quel giorno non si arriva o non si parte. "pieno": tutto venduto; "0 libere": nessuna unità libera, ma non per vendite (per esempio pratiche in sospeso). "per 3": c'è il prezzo solo per altri numeri di persone. Un trattino al posto del prezzo vuol dire nessun prezzo, quindi non in vendita. Venerdì e sabato hanno un fondo diverso: sono i giorni del weekend dei prezzi.

Un pallino arancione è una proposta dell'assistente in attesa: toccando il giorno la vedi e la apri, poi la approvi o la rifiuti dalla sua scheda. Finché non la approvi non cambia niente; dopo, il calendario la mostra già fatta.

Stagioni

Se ragioni a stagioni (bassa, alta, Pasqua, Natale), apri il pannello Stagioni sopra il calendario: sono i periodi con gli stessi prezzi, letti dal calendario, con venerdì e sabato anche più cari. Le stagioni non hanno un nome da scrivere: si riconoscono dai prezzi, e le feste (Pasqua, Natale e Capodanno, Ferragosto) prendono il nome da sole. Tocca una stagione per cambiarne i prezzi lì nella riga; per regole e supplementi "Apri nell'editor". "Aggiungi una stagione" apre lo stesso editor del calendario, "Prezzi di un periodo": scegli le date e scrivi i prezzi. Una stagione più lunga di un anno si cambia per i primi 366 giorni, e te lo dice.

Altro

In fondo alla schermata, chiuso, c'è Altro: i supplementi da scegliere alla prenotazione (colazione, animali, culla), i piani tariffari (anche quelli che derivano da un altro, per esempio il non rimborsabile a -10%) e le unità fuori servizio per lavori o guasti. Nell'editor del periodo c'è anche "Copia da un altro periodo", per riprendere prezzi e regole dello stesso periodo dell'anno prima: di partenza copia allineando i giorni della settimana (il weekend sul weekend), prima di copiare ti dice cosa cambia e cosa si toglie, e da un periodo senza prezzi non copia niente.

Le parole dei portali

Su Booking e sugli altri portali trovi questi termini; in yourWay li vedi sempre col loro significato accanto:

• Occupazione: prezzo a notte per numero di persone.
• Restrizioni: regole del giorno (notti minime, chiuso all'arrivo o alla partenza).
• Allotment: unità in vendita quel giorno, al massimo quelle che hai. Lo vedi nell'editor del periodo, nelle Regole del giorno, sopra "Chiuso".
• Release: giorni di anticipo minimo per prenotare. Lo scrivi nell'editor del periodo, aprendo "Altro: notti massime e Release".

Andamento

La schermata Andamento dice come va la struttura. In alto scegli il periodo (questo mese, il mese scorso, quest'anno o le date che vuoi, al massimo un anno) e la tipologia (tutte o una). Un periodo che non è finito conta fino a oggi: le notti da domani sono nel portafoglio. Accanto a ogni numero c'è lo stesso numero dell'anno prima, con la differenza; se per quelle date non ci sono dati, lo dice.

Quando una struttura comincia a usare yourWay, i mesi prima dell'inizio dicono "nessun dato", mai zero: i numeri diventano utili dopo qualche mese di prenotazioni registrate. Dove manca un importo il ricavo scrive "importo non noto", mai zero.

Contano come vendute solo le prenotazioni confermate, in casa o partite. Le notti che arrivano dal calendario collegato di un portale e sono ancora da completare stanno in una riga a parte, "Notti bloccate dai portali, da completare": il calendario non dice se è una prenotazione o una chiusura, quindi non entrano nei numeri finché non le confermi. Le commissioni dei portali si stimano con la percentuale che imposti nella schermata Struttura, sezione "Canali e commissioni"; senza, restano "non nota".

I numeri e come si calcolano

• Tasso di occupazione: camere vendute su camere disponibili. Notti vendute diviso camere-notte disponibili del periodo. Disponibili: le unità in vendita meno quelle fuori servizio, notte per notte. Vendute: le notti delle prenotazioni confermate, in casa o partite; non contano cancellate, mancati arrivi, richieste in attesa e notti bloccate dai portali ancora da completare (quelle sono a parte). Supera il 100% se un portale ha venduto più camere di quelle disponibili: il numero resta com'è e la nota lo dice.
• ADR: prezzo medio per camera venduta a notte. Ricavo camere diviso notti vendute con un importo. Ricavo camere: il prezzo del soggiorno senza supplementi e senza imposta di soggiorno, prima delle commissioni dei portali (le commissioni sono nella tabella dei canali). Le notti senza importo restano fuori: il ricavo non le conta e la nota dice quante sono.
• RevPAR: ricavo per camera disponibile. Ricavo camere diviso camere-notte disponibili: è il prezzo medio per camera venduta moltiplicato per il tasso di occupazione, quando ogni notte venduta ha un importo. Se ci sono notti vendute ma nessuna con un importo, non si calcola.
• Durata media del soggiorno: notti per prenotazione. Notti delle prenotazioni vendute con arrivo nel periodo diviso il loro numero.
• Anticipo medio di prenotazione: giorni fra la prenotazione e l'arrivo. Media dei giorni fra il giorno in cui la prenotazione è stata registrata e l'arrivo, per le prenotazioni vendute con arrivo nel periodo. Non contano quelle registrate dopo l'arrivo e quelle arrivate con la prima lettura del calendario di un portale: per loro il giorno della prenotazione non si sa.
• Cancellazioni: prenotazioni cancellate sul totale del periodo. Prenotazioni vendute e poi cancellate (dall'ospite o dalla struttura) con arrivo nel periodo, diviso tutte quelle vendute con arrivo nel periodo: in corso, cancellate e mancati arrivi. Una richiesta mai confermata e poi rifiutata non è una cancellazione: si conta a parte, fra le richieste non andate a buon fine. Notti perse: le notti delle cancellate.
• Notti bloccate dai portali: da completare. Notti delle prenotazioni arrivate da un portale e ancora da completare, per esempio quelle del calendario collegato (iCal), che non dice se è una prenotazione o una chiusura del proprietario. Non contano come vendute, né nel pickup né nell'anticipo; tolgono comunque notti in vendita. Diventano vendute quando la struttura le conferma.
• Canali: da dove arrivano notti e ricavo. Notti e ricavo camere del periodo per canale; quote arrotondate, la somma può non fare 100. Commissioni: quella scritta nella prenotazione quando il canale la manda, altrimenti una stima con la percentuale impostata per il canale nella schermata Struttura (Canali e commissioni); senza nessuna delle due, per un portale la commissione non è nota (diretto e manuale: zero).
• On the books: notti già prenotate per i prossimi 12 mesi. Notti delle prenotazioni vendute da domani in poi, mese per mese, e il tasso di occupazione previsto. Il confronto conta cosa era già venduto allo stesso giorno dell'anno prima, con i giorni di conferma e di cancellazione registrati (per le prenotazioni registrate prima del 18/10/2026 senza storia sono una stima, e la nota lo dice) e le date di soggiorno di oggi. Richieste in attesa e notti bloccate dai portali sono a parte.
• Pickup: prenotazioni prese negli ultimi 7 e 30 giorni per i mesi futuri. Prenotazioni vendute registrate negli ultimi 7 e 30 giorni, oggi compreso, con le loro notti da domani in poi; non quelle arrivate con la prima lettura del calendario di un portale. Le cancellate contano dal giorno della cancellazione.

Grafici, tabelle e file

Sotto i numeri ci sono due grafici: il tasso di occupazione degli ultimi 13 mesi (il trattino scuro è lo stesso mese dell'anno prima) e il portafoglio dei prossimi 12 mesi (il trattino è quanto era già prenotato allo stesso giorno dell'anno prima). Sotto ogni grafico una tabella apribile ha i valori esatti, mese per mese. In fondo, "Scarica il CSV" prepara il file del periodo (CSV: file da aprire con il foglio di calcolo), per esempio per il commercialista.

Chi la vede

Il titolare. Il contabile solo se il titolare glielo concede: in Impostazioni, Utenti e ruoli, sotto il contabile c'è l'interruttore "Può vedere l'Andamento della struttura" (senza la sezione Campagne, che resta del titolare); si spegne quando vuoi, e si spegne da solo se la persona esce dalla struttura. Il collaboratore no. I numeri sono della struttura, delle tipologie e dei canali, mai per persona: nessuna classifica di chi lavora con te, nessun dato sugli ospiti. In chat puoi chiedere all'assistente, per esempio, "com'è andato settembre rispetto all'anno scorso?": risponde con gli stessi numeri della schermata.

Prenotazioni dal sito

Con la pagina di prenotazione accesa (Struttura, sezione Prenotazioni dal sito) gli ospiti scelgono date e sistemazione e mandano una richiesta col prezzo delle tue tariffe. Senza pagamento online la richiesta arriva in Oggi da confermare.

• Entro quando confermare: le ore che scegli nella sezione (24 se non le cambi). Per quelle ore la richiesta tiene la camera; passato il termine scade da sola, la camera torna libera e l'ospite lo vede dal suo link "Gestisci" e riceve un'email (vedi "Email agli ospiti"). Una richiesta scaduta non si conferma più: se vuoi ancora ospitare quella persona, scrivile e registra una prenotazione nuova. Cambiare le ore vale per le richieste che arrivano dopo.
• Richieste aperte: per ogni tipologia e notte ci possono essere al più 2 richieste dal sito ancora da confermare; oltre, la pagina dice che per quelle date al momento non si possono mandare altre richieste. Serve contro le richieste finte che chiuderebbero le camere.
• Conferma: quando premi Conferma yourWay ricontrolla che la camera ci sia ancora. Se nel frattempo un portale ha venduto l'ultima camera (una prenotazione fuori capienza), la conferma si ferma e te lo dice: prima risolvi quella prenotazione. Possono confermare il titolare e chi può gestire le prenotazioni.
• Prezzo: l'ospite manda la richiesta al prezzo che ha visto. Se le tariffe cambiano mentre compila i dati, o se il tempo per tenere la camera finisce, la pagina gli mostra il prezzo nuovo e gli chiede di confermarlo.
• Indirizzo della pagina: se lo cambi, i link già dati (campagne, preventivi, il sito e i social) smettono di funzionare e vanno sostituiti; i link "Gestisci la prenotazione" degli ospiti restano validi. Il CIN non si toglie dall'Anagrafica finché la pagina è accesa.
• Lingue: nella pagina in inglese i nomi delle tipologie, dei piani e dei supplementi restano quelli che hai scritto (di solito in italiano): se vuoi, scrivili in modo che si capiscano in tutte e due le lingue.
• Testi scritti con l'assistente: il benvenuto e le descrizioni che l'assistente ti propone e tu approvi compaiono nella pagina come testi della struttura, senza scritte; dentro la pagina c'è un'indicazione leggibile dai programmi (non dalle persone) che sono nati da una proposta dell'assistente. Se li riscrivi tu, l'indicazione sparisce.
• Pagamento online (Stripe, oggi solo in modalità di prova): con l'interruttore "Pagamento online" acceso, il collegamento con Stripe verificato (il bottone "Verifica il collegamento con Stripe" nella sezione) e il pagamento online compreso nel tuo piano, l'ospite paga la caparra con carta sulla pagina sicura di Stripe e la prenotazione si conferma da sola appena Stripe conferma il pagamento: non la confermi tu. I dati della carta li vede solo Stripe. Se l'ospite non paga, dopo circa 35 minuti la prenotazione si chiude da sola e la camera torna libera; prima di chiuderla yourWay chiede sempre a Stripe se il pagamento c'è. Se Stripe risponde che il pagamento non esiste (per esempio il conto Stripe è stato scollegato), la prenotazione si chiude e trovi una pratica per controllare sul conto Stripe; se Stripe non risponde per più di due ore, la camera resta tenuta e trovi una pratica che te lo dice. In modalità di prova la pagina lo dice agli ospiti e valgono solo le carte di prova di Stripe.
• Rimborsi: quando una prenotazione pagata online si cancella, in Approvazioni arriva la pratica "Rimborso da gestire". Se cancella l'ospite, la pratica porta l'importo calcolato dalla politica di cancellazione (anche se l'ospite aveva pagato due volte: torna tutto); se cancelli tu o l'ospite non arriva, yourWay non calcola il rimborso: se lo decidi, lo fai dal conto Stripe e approvando segni la pratica come gestita. Il denaro che esce lo decidi solo tu, titolare: il rimborso parte solo quando la approvi, con un tocco, e una volta sola anche se riprovi; se la rifiuti non parte niente. Questa pratica non si delega ai collaboratori. Se Stripe non riesce a fare il rimborso (per esempio la carta non accetta più accrediti) o non risponde, la pratica si chiude e ne trovi una nuova da riapprovare, con un avviso in Oggi; se nel frattempo hai già rimborsato dal conto Stripe, yourWay lo vede e la pratica si chiude da sola. Un secondo pagamento della stessa prenotazione apre una pratica di rimborso di quel pagamento. Un pagamento con un importo diverso dalla caparra apre la pratica "Pagamento online da verificare": approvandola confermi la prenotazione con quel pagamento, rifiutandola la prenotazione si chiude e arriva la pratica del rimborso. Un pagamento arrivato su una prenotazione già chiusa apre la stessa pratica: la prenotazione non si riapre da sola.

Email agli ospiti

Alle prenotazioni dal sito e dai preventivi yourWay manda da sola le email di servizio, una per ogni passo. Le prenotazioni dei portali e quelle inserite a mano non ne hanno.

• Email di servizio: richiesta ricevuta (col termine entro cui la confermi), prenotazione confermata (riepilogo, caparra e saldo, imposta di soggiorno a parte, condizioni di cancellazione con le date, chi vende col CIN e il link "Gestisci la prenotazione"), richiesta scaduta, prenotazione non completata (il pagamento online non è arrivato), cancellazione (con quello che dice la politica: rimborso e penale) e rimborso eseguito. Anche quando cancelli tu dalla scheda una prenotazione dal sito, l'ospite riceve l'email della cancellazione. Sono testi fissi, scritti da persone e riempiti coi dati della prenotazione: l'assistente non li scrive e non li tocca.
• Mittente e risposte: le email partono da yourWay (prenotazioni@weekoapp.it) col nome della tua struttura; se l'ospite risponde, la risposta arriva all'"Email per gli ospiti" della sezione Prenotazioni dal sito.
• Copia alla struttura: con l'interruttore "Mandami in copia..." della sezione Prenotazioni dal sito (acceso se non lo spegni) la conferma e la cancellazione arrivano in copia nascosta anche all'Email per gli ospiti.
• Coda d'uscita: ogni email nasce insieme al passo che la rende necessaria (la conferma, la cancellazione...) e parte entro un minuto. Una sola per passo, anche se il pagamento arriva da più strade insieme.
• Nuovi tentativi: se il servizio di posta non risponde, yourWay riprova da sola con attese sempre più lunghe (1, 2, 4, 8, 16 e 32 minuti, poi ogni ora), al più 10 volte, per circa 4 ore. Se il servizio chiede di aspettare (troppe email insieme), yourWay aspetta il tempo che indica, senza contarlo come tentativo.
• Email non partita: dopo i 10 tentativi, o subito se il servizio di posta la rifiuta (per esempio un indirizzo sbagliato) o se l'indirizzo dell'ospite non è un indirizzo email valido, compare in Oggi, sezione "Email agli ospiti", solo per te titolare, col perché: con "Riprova l'invio" riparte al minuto dopo. Se l'indirizzo era sbagliato, prima correggilo nella scheda dell'ospite.
• Email da verificare: se il servizio di posta non conferma l'invio, l'email potrebbe essere partita lo stesso. yourWay non la ripete mai da sola: in Oggi trovi il perché, quando è nata, quanti tentativi ha fatto e due bottoni. "È partita" se l'ospite l'ha ricevuta (per la conferma e la cancellazione, se hai la copia nella tua casella, è partita); "Non è partita" e riparte. Entro 24 ore da quando è nata, se in realtà era arrivata, il servizio di posta non ne manda una seconda; dopo le 24 ore sì: se l'ospite l'aveva ricevuta, gliene arriva una seconda. Oggi ti dice fino a quando sei entro le 24 ore. Se nessuno decide entro 7 giorni, si chiude da sola "senza esito certo": se l'ospite non l'ha ricevuta, scrivigli tu. Resta nel registro chi ha deciso.
• Email troppo vecchie: un'email parte entro 48 ore da quando è nata, e mai a soggiorno finito (salvo quella del rimborso). Se resta ferma più a lungo (per esempio la posta non era configurata, o "Riprova l'invio" arriva tardi) non parte più: la scheda della prenotazione lo dice e, se serve, scrivi tu all'ospite.
• Nella scheda della prenotazione: la sezione "Email all'ospite" dice per ogni email se è inviata (e quando), in coda, da verificare, non partita, non inviata o senza esito, col perché. Mai l'indirizzo o il testo.
• Nella pagina dell'ospite: la pagina promette un'email solo se partirà davvero; dal link "Gestisci" l'ospite vede a quale indirizzo gli abbiamo scritto, solo in parte (per esempio •••@g•••.com).
• Server di prova e struttura dimostrativa: sul server di prova le email partono solo verso gli indirizzi di prova; verso gli altri non partono e la scheda lo dice ("non inviata"). Se il server di prova non ha l'elenco degli indirizzi di prova, non parte nessuna email e Oggi lo dice. La struttura dimostrativa scrive solo agli indirizzi di prova, e ogni sua email porta in testa "Struttura dimostrativa: dati finti, pagamenti di prova".
• Posta non configurata: finché l'assistenza di Weeko non configura il servizio di posta sul server, le email restano in coda e Oggi te lo dice. Quando è configurato partono quelle nate da meno di 48 ore; le altre non partono più (vedi "Email troppo vecchie").

Preventivi dalle richieste

Quando un ospite scrive alla casella delle richieste della struttura per chiedere disponibilità e prezzo, l'assistente prepara la risposta col preventivo e la mette in Approvazioni: non parte niente finché il titolare non la approva. Lo stesso vale per chi scrive al numero WhatsApp della struttura: vedi "WhatsApp con gli ospiti".

• La casella delle richieste: la sceglie il titolare in Impostazioni, Account, fra le caselle Google collegate (oppure in chat: diventa una pratica da approvare). L'assistente legge solo quella casella, ogni 10 minuti dalle 7 alle 23, e solo le email nuove. Serve anche la funzione Preventivi inclusa nel piano.
• Cosa riconosce: le richieste di soggiorno di una persona. Le email dei portali, le newsletter, le fatture e le altre email non sono richieste: restano nella casella, senza risposta. Se chi scrive dice di essere minorenne l'assistente non prepara niente e l'email resta nella casella, da leggere a te. In un giorno l'assistente lavora al più 60 richieste.
• Cosa scrive l'assistente e cosa yourWay: l'assistente scrive solo il testo di cortesia, nella lingua in cui ha scritto l'ospite (anche in tedesco, francese o altre lingue). Prezzo, date, caparra, politica di cancellazione, scadenza e link li aggiunge yourWay dal motore delle tue tariffe, in un riepilogo in italiano (o in inglese per chi non scrive in italiano). yourWay controlla il testo prima che arrivi in coda e ferma i casi più comuni: importi e numeri che non vengono dall'offerta (anche scritti in lettere), percentuali, sconti, gratuità, rimborsi totali, upgrade, conferme di prenotazione, fretta ("ultime camere", "solo oggi", "risponda entro"), link e indirizzi, informazioni sulla salute e sui bambini. È un controllo di parole: non può cogliere ogni frase, quindi leggere il testo prima di approvare resta tuo. Se il testo dell'assistente non passa il controllo per due volte, la risposta nasce con un testo fisso di yourWay (saluto e rinvio al riepilogo) e la scheda lo dice.
• Il testo dell'ospite è un dato: quello che l'ospite scrive l'assistente lo legge come un'informazione, mai come un ordine. Mentre lavora a una richiesta vede solo la struttura, le disponibilità e i prezzi del motore: niente altri ospiti, niente prenotazioni, niente memoria, niente ricerca sul web. Un'email che chiede di "confermare gratis" o di "mandare i dati degli altri ospiti" produce al più una risposta da approvare, mai un'azione.
• Approvare: in Approvazioni la pratica mostra l'email dell'ospite, la risposta così come partirà e il riepilogo dei numeri. Il testo per ora non si modifica dalla pratica: se non va, rifiutala e chiedi all'assistente di rifarlo in chat ("rifai il preventivo con la suite"). Approva il titolare. Quando approvi yourWay ricontrolla prezzo, caparra, imposta di soggiorno, condizioni di cancellazione e disponibilità: se una di queste cose è cambiata la risposta non parte, la pratica dice perché e la richiesta torna aperta in Oggi. Una risposta che nessuno approva o rifiuta scade da sola: dopo le ore che la pagina di prenotazione promette per rispondere (Struttura, Prenotazioni dal sito; 24 di base) o, senza, dopo 48 ore. La scheda dice fino a quando si può approvare.
• All'approvazione: nasce il preventivo, col prezzo bloccato per 48 ore, e la camera resta tenuta per 24 ore (se l'assistente lo ha proposto). La mail parte dalla casella della struttura, nel filo dell'email dell'ospite, con il riepilogo, il link per vedere il preventivo e prenotare e, prima della firma, una riga che dice che la risposta è stata preparata con l'assistente e approvata dalla struttura. Dentro la mail c'è anche un'indicazione leggibile dai programmi (non dalle persone) che il testo nasce da un sistema di intelligenza artificiale. Se Google rifiuta l'invio il preventivo si annulla e la pratica resta in attesa, da approvare di nuovo. Se la casella non conferma l'invio (la mail potrebbe essere partita), la pratica resta "da verificare": guarda fra gli Inviati della casella e chiudila dalla scheda in Approvazioni con "È partita" (il preventivo risulta inviato) o "Non è partita" (il preventivo si annulla e la richiesta torna aperta, da rifare). Lo fa il titolare, e resta nel registro. Finché è da verificare l'assistente non prepara un'altra risposta a quella richiesta; se nessuno la chiude, dopo 7 giorni la chiude yourWay "senza esito certo". Nella struttura dimostrativa ogni mail porta la riga "Struttura dimostrativa: dati finti, pagamenti di prova". Sul server di prova le risposte partono solo verso gli indirizzi di prova: verso gli altri la pratica resta in attesa e lo dice.
• Dopo: quando la pratica è decisa, scade o resta da verificare, nome, email e testo dell'ospite escono dalla pratica (restano nella scheda dell'ospite). Se l'assistente non ha preparato una risposta a una richiesta (per esempio la pagina di prenotazione è spenta o per quelle date non c'è posto), in Oggi la richiesta dice perché. In Oggi, sezione Richieste, vedi ogni preventivo con lo stato (inviato, prenotato, scaduto), quando è partito e quando scade. Se l'ospite prenota dal link, la prenotazione eredita la provenienza della richiesta: primo contatto la campagna da cui è arrivato (per esempio il "rif." nell'oggetto dell'email), ultimo contatto il preventivo.
• Dalla chat: il titolare può chiedere all'assistente un preventivo per un indirizzo email ("manda un preventivo a questo indirizzo per due notti in suite"): va in Approvazioni come gli altri e parte in un filo nuovo. Se chiedi di rifare la risposta a una richiesta, la pratica nuova mostra di nuovo il messaggio dell'ospite, riletto dalla casella. Nella scheda il messaggio dell'ospite è intero fino a 6.000 caratteri, quanti ne legge l'assistente: se è più lungo, la scheda lo dice.

Nell'Andamento

Con la funzione Preventivi accesa, l'Andamento ha la sezione "Richieste e preventivi, ultimi 90 giorni": conta sempre gli ultimi 90 giorni fino a oggi, qualunque periodo sia scelto in alto, perché yourWay conserva gli invii delle risposte per 90 giorni e oltre non saprebbe più quando è partita la prima risposta (così lo stesso giorno mostra sempre gli stessi numeri, e non c'è un confronto con periodi più vecchi). Sono numeri della struttura, mai per persona (il tempo di risposta è della struttura, non di chi approva), e contano tutta la struttura anche se in alto hai scelto una tipologia. In chat l'assistente risponde con gli stessi numeri.

• Richieste ricevute: le email e i messaggi WhatsApp degli ospiti riconosciuti come richieste di soggiorno negli ultimi 90 giorni, contati nel giorno in cui arrivano (nella casella delle richieste o al numero WhatsApp della struttura), divisi per canale. I messaggi scartati (portali, newsletter, fatture, messaggi che non chiedono un soggiorno, mittenti minorenni) non contano.
• Tempo di prima risposta: la mediana, fra le richieste degli ultimi 90 giorni che hanno avuto risposta, del tempo fra l'arrivo della richiesta e l'invio della prima risposta approvata (con o senza preventivo), compreso il tempo dell'approvazione. La ricevuta automatica di WhatsApp non è una risposta e non conta.
• Preventivi inviati: i preventivi partiti verso gli ospiti negli ultimi 90 giorni (dalle richieste e dalla chat), contati nel giorno di invio.
• Preventivi convertiti: i preventivi inviati negli ultimi 90 giorni da cui l'ospite ha prenotato dal link, anche se poi ha cancellato. Il tasso di conversione è convertiti diviso inviati.

WhatsApp con gli ospiti

Con le funzioni "WhatsApp con gli ospiti" e "Preventivi" incluse nel piano e la pagina di prenotazione della struttura accesa, gli ospiti possono scrivere al numero WhatsApp della struttura collegato a yourWay per chiedere disponibilità e prezzo: l'assistente prepara la risposta col preventivo e la mette in Approvazioni, come per le email. Nessuna risposta preparata dall'assistente parte finché il titolare non la approva.

• Chi è un ospite: chi scrive al numero della struttura da un numero che non è dello staff. Il tuo numero e quello della persona che hai designato restano il canale di lavoro con l'assistente, come prima: un numero dello staff non viene mai trattato come ospite, comunque sia stato scritto (spazi, "+" e "00" non contano). Con la funzione spenta, o con la pagina di prenotazione spenta, i messaggi degli sconosciuti si ignorano, come prima.
• Un numero per tutta l'attività: il numero WhatsApp è uno per l'account, non per struttura. Se gestisci più strutture, le richieste WhatsApp vanno tutte a quella scelta come struttura della casella delle richieste (o alla prima).
• Messaggi automatici: verso uno stesso numero ne parte da solo al più uno ogni 24 ore, con un testo fisso scritto da noi e non dall'intelligenza artificiale. Al primo messaggio scritto è la ricevuta; se l'ospite comincia con un vocale, una foto o una posizione è un messaggio che gli chiede di scrivere. Tutti e due dicono che l'assistente è un sistema di intelligenza artificiale, che prepara le risposte per conto della struttura e che ogni risposta personalizzata la controlla e la approva la struttura, in italiano e in inglese, e finiscono con il link all'informativa privacy per gli ospiti della struttura (la pagina "informativa" della pagina di prenotazione). La ricevuta promette una risposta entro 24 ore alle richieste di disponibilità e di preventivo; con la pausa dei giri attiva promette solo "appena possibile", perché in pausa l'assistente non lavora le richieste.
• Minorenni: se chi scrive dice di avere meno di 18 anni (per esempio "ho 16 anni"), yourWay non gli manda nessun messaggio automatico, l'assistente non lavora la richiesta e in Oggi la trovi "Da gestire a mano": se serve, rispondi tu di persona (il numero è nella scheda dell'ospite). Se lo capisce solo l'assistente leggendo i messaggi, la ricevuta può essere già partita: da lì in poi non parte più niente. A chi si è dichiarato minorenne non parte nemmeno una risposta che hai approvato. "Mia figlia di 12 anni vuole prenotare" è un adulto che scrive.
• Finestra delle 24 ore: è la regola di WhatsApp. Dall'ultimo messaggio dell'ospite si può rispondere con un messaggio libero per 24 ore; se l'ospite riscrive, la finestra riparte. La finestra corre anche di notte: un messaggio delle 23 si lavora alle 7, quindi approva entro il giorno dopo. In Oggi ogni richiesta WhatsApp dice fino a quando si può rispondere, e la scheda in Approvazioni lo ripete. Dopo le 24 ore un messaggio libero non parte più (servirebbe un modello di messaggio approvato da Meta, che questa versione non usa): se c'è un indirizzo email dell'ospite, nella sua scheda oppure scritto dall'ospite nei messaggi (la scheda in Approvazioni te lo mostra e dice da dove viene), puoi scegliere "Manda per email" e la stessa risposta parte dalla casella della struttura, con la riga in firma; altrimenti il bottone diventa "Chiudi (finestra chiusa)" e la pratica si chiude.
• Quando l'ospite riscrive: finché la finestra è aperta, o c'è una risposta in attesa della tua decisione, i messaggi nuovi vanno nella stessa richiesta (se la risposta era già in Approvazioni, la scheda dice che l'ospite ha scritto ancora; se l'avevi rifiutata, l'assistente rilegge tutto e ne prepara un'altra). Dopo, nasce una richiesta nuova; quella vecchia si chiude.
• Cosa legge l'assistente: solo i messaggi scritti (niente si scarica). Aspetta un paio di minuti che l'ospite finisca di scrivere e lavora ogni 10 minuti dalle 7 alle 23, con le stesse regole delle email: i messaggi dell'ospite sono un dato, mai un ordine, e vede solo la struttura, le disponibilità e i prezzi del motore. Se i messaggi sono molto lunghi legge il primo e gli ultimi (la scheda lo dice; tutti i messaggi sono nella scheda dell'ospite). Un messaggio che non chiede un soggiorno (per esempio una cosa dimenticata in camera) resta in Oggi finché la finestra è aperta e ancora 7 giorni dopo: tocca la riga per leggerlo nella scheda dell'ospite e, se serve, chiedi all'assistente in chat di rispondere (la risposta la approvi tu). Da uno stesso numero yourWay legge al più 10 messaggi in 10 minuti e 50 al giorno, e in un giorno lavora al più 60 richieste WhatsApp nuove.
• All'approvazione: nasce il preventivo e il messaggio parte su WhatsApp dal numero della struttura, con il testo dell'assistente, il riepilogo dei numeri del motore, il link per vedere il preventivo e prenotare e, in fondo, la riga che dice che la risposta è stata preparata con l'assistente e approvata dalla struttura. Su WhatsApp non si può mettere nel messaggio un'indicazione per i programmi come l'intestazione delle email: resta la riga visibile. Se nelle 24 ore prima la ricevuta automatica non è partita, la risposta comincia con la presentazione dell'assistente. Se WhatsApp rifiuta l'invio il preventivo si annulla e la pratica resta in attesa; se non conferma (il messaggio potrebbe essere partito), la pratica resta "da verificare": chiedi all'ospite se l'ha ricevuto e chiudila con "È partita" o "Non è partita". Se Meta non accetta più il collegamento del numero, in Oggi compare "WhatsApp con gli ospiti fermo": avvisa l'assistenza di Weeko. Nella scheda il preventivo risulta "inviato via WhatsApp".
• Dopo: come per le email, alla decisione numero, nome, email e messaggi dell'ospite escono dalla pratica; i messaggi restano nella scheda dell'ospite (24 mesi, o finché l'ospite non chiede di cancellarli). La provenienza nasce solo per le richieste di soggiorno (fornitori e messaggi che non chiedono un soggiorno non contano fra i percorsi avviati): primo contatto la campagna (il "rif." scritto in uno qualunque dei messaggi della richiesta, o l'annuncio di Instagram o Facebook da cui l'ospite ha aperto WhatsApp), ultimo il preventivo via WhatsApp. Nella struttura dimostrativa i messaggi vanno solo ai telefoni di prova di Weeko e portano la riga "Struttura dimostrativa: dati finti, pagamenti di prova"; sul server di prova solo ai numeri di prova.

Campagne e provenienza

yourWay ti dice da quale campagna o canale arriva ogni prenotazione della pagina di prenotazione della struttura: un post su Instagram, una newsletter, un annuncio. I numeri sono per campagna, mai per persona: nessuna classifica degli ospiti, nessun profilo.

Il generatore dei link

In Struttura, sezione Campagne, crei una campagna con cinque campi e yourWay prepara i link da copiare:

• Sorgente: da dove arriva il link (instagram, facebook, google, newsletter...).
• Mezzo: che tipo di contenuto è (social, cpc per gli annunci a pagamento, email, bio per il link nel profilo, qr...).
• Campagna: il nome della campagna nel link (per esempio natale26).
• Contenuto: facoltativo, per distinguere due annunci della stessa campagna (reel1, storia2).
• UTM: i parametri del link (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content) che portano questi quattro campi; li leggono anche gli strumenti di Meta e di Google.
• Codice breve: quattro-otto lettere e cifre che yourWay dà a ogni campagna (per esempio LQNAT). È nel link della pagina e, come "rif. LQNAT", nel testo dei link di WhatsApp e dell'email, così anche una richiesta scritta si collega alla campagna.

Ogni campagna ha tre link: la pagina di prenotazione, WhatsApp verso il telefono per gli ospiti ed email verso l'email per gli ospiti (li imposti nella sezione Prenotazioni dal sito). Nei campi del link vanno solo lettere minuscole, cifre e i segni _ . -: yourWay rifiuta tutto ciò che somiglia a un'email o a un numero di telefono, perché nei link non deve mai finire un dato di una persona. Sorgente, mezzo, campagna e contenuto si scelgono una volta: dopo la creazione non si cambiano, perché sono nei link già pubblicati e nella storia del rapporto (cambiarli sposterebbe le prenotazioni di ieri sotto un'altra campagna). Si cambiano il nome, la destinazione e se è accesa; per un link con parametri nuovi crei una campagna nuova, col suo codice. Una campagna spenta non riconosce più i gesti nuovi, né dal codice né dai parametri del link; le prenotazioni già arrivate restano sue. Un link con una campagna che la struttura non ha (o che era spenta) compare nel rapporto come "Link non riconosciuto" col suo valore: è un dato del link, scritto da chi l'ha fatto.

Cosa si registra e cosa no

La provenienza si registra al primo gesto dell'ospite: quando blocca una camera dalla pagina di prenotazione, quando scrive una richiesta, quando riceve un preventivo. Chi guarda la pagina e se ne va non lascia traccia: le visite non si contano (click e impression li conta la piattaforma dell'annuncio). La pagina non usa cookie e non salva niente sul dispositivo dell'ospite. Di un clic su un annuncio si tiene solo il tipo ("da un annuncio Meta"), mai il codice del clic: l'unica eccezione è la misurazione Meta, solo con il consenso dell'ospite (sezione qui sotto). La provenienza non cambia mai il prezzo: lo decide il motore delle tariffe, uguale per tutti.

Nella scheda della prenotazione e dell'ospite

La scheda della prenotazione ha la sezione Provenienza: il primo contatto e, se è diverso, l'ultimo, ognuno con canale, campagna, contenuto, data (per la pagina di prenotazione è quando l'ospite ha bloccato la camera, non il clic sull'annuncio) e tipo del click. Nella scheda dell'ospite ogni soggiorno ha la sua riga di provenienza. Per una prenotazione inserita a mano puoi dichiarare da dove è arrivato l'ospite (una campagna accesa, oppure passaparola, telefono, Instagram...); se sbagli la correggi dalla stessa sezione, e la correzione resta nel registro delle modifiche. La provenienza registrata da yourWay (sito, preventivo) non si cambia a mano.

Andamento, sezione Campagne

Nell'Andamento, per lo stesso periodo scelto in alto, la sezione Campagne mostra per ogni campagna le prenotazioni, le notti, il ricavo camere, le cancellate, i mancati arrivi, i percorsi avviati e il tasso di conversione, e per sorgente il confronto con l'anno prima (quando allora la struttura misurava già la provenienza; se la misurazione è partita a periodo iniziato, una nota dice da quale giorno). Le campagne contano sempre tutta la struttura, anche se in alto hai scelto una tipologia. Scegli il modello: primo o ultimo contatto. Il file CSV del periodo del titolare contiene anche le campagne, con i due modelli.

• Primo contatto: la campagna o il canale da cui l'ospite è arrivato la prima volta. Il primo tocco del percorso dell'ospite: il link della campagna aperto prima di bloccare una camera dal sito, la prima richiesta via email o WhatsApp, oppure l'origine dichiarata nella scheda di una prenotazione inserita a mano. È il modello di partenza del rapporto.
• Ultimo contatto: l'ultimo passo prima della prenotazione. L'ultimo tocco del percorso arrivato prima della prenotazione (per esempio il preventivo che l'ospite ha ricevuto), più l'origine dichiarata a mano. Un link di un'altra campagna aperto dopo diventa l'ultimo contatto, mai il primo.
• Prenotazioni per campagna: vendute nel periodo, per giorno di vendita. Le prenotazioni vendute (confermate, in casa o partite) nel periodo, contate nel giorno in cui sono state vendute, con le loro notti e il ricavo camere (senza supplementi e senza imposta di soggiorno). Le vendute nel periodo e poi cancellate sono a parte, e così i mancati arrivi (l'ospite non si è presentato). Senza un link di campagna la voce è il canale, per esempio "Sito, senza campagna"; un link con una campagna che la struttura non ha (o che era spenta) è "Link non riconosciuto" col suo valore.
• Percorsi avviati: i primi gesti degli ospiti nel periodo. Un percorso nasce col primo gesto di un ospite: una camera bloccata dalla pagina di prenotazione, una richiesta, un preventivo. Un'origine dichiarata a mano non è un gesto dell'ospite: la sua prenotazione conta nella campagna, ma non fra i percorsi avviati né nel tasso di conversione. Chi guarda la pagina e se ne va non lascia traccia: le visite non si contano (click e impression li conta la piattaforma dell'annuncio). Chi blocca due volte avvia due percorsi.
• Tasso di conversione: percorsi che diventano prenotazioni. I percorsi avviati nel periodo che hanno portato a una prenotazione venduta (anche se poi cancellata o con un mancato arrivo), diviso tutti i percorsi avviati nel periodo, per campagna. Le origini dichiarate a mano non entrano.
• Senza provenienza: vendute senza un percorso. Le prenotazioni dei portali e quelle inserite a mano senza un'origine dichiarata: sono nell'Andamento, non nelle campagne. Due visite separate (il link oggi, il sito fra una settimana) non si collegano: la pagina non salva niente sul dispositivo dell'ospite, quindi una prenotazione può risultare "Sito, senza campagna" anche se l'ospite aveva visto un annuncio.

In chat puoi chiedere all'assistente, per esempio, "quante prenotazioni ha portato la campagna di Natale?": risponde con gli stessi numeri della schermata, calcolati da yourWay. Puoi anche chiedere "quali prenotazioni ha portato la campagna di Natale?": l'assistente le elenca una per una con quello che vedi nella loro scheda (capogruppo, date, tipologia, importo e provenienza). Una prenotazione è della campagna quando la campagna è il suo primo o il suo ultimo contatto; se indichi un periodo conta il giorno di vendita, come nell'Andamento. Nei numeri per campagna e per sorgente, invece, non ci sono mai persone. Le campagne si creano anche in chat: l'assistente le propone e tu le approvi, come ogni altra modifica. La sezione Campagne dell'Andamento, le campagne nel file CSV e i numeri per campagna in chat sono solo del titolare; l'elenco delle prenotazioni di una campagna lo chiede anche il collaboratore, che la provenienza la vede già nella scheda di ogni prenotazione. Il contabile non vede né i numeri per campagna né l'elenco, anche quando vede l'Andamento (con il registro delle prenotazioni capirebbe chi è arrivato da quale annuncio).

Misurazione Meta

Se la struttura fa pubblicità su Facebook e Instagram, yourWay può dire a Meta quali prenotazioni sono arrivate, così Meta misura i risultati delle campagne. Lo fa dal server, solo per gli ospiti che acconsentono: la pagina di prenotazione non usa cookie e non carica il pixel di Meta.

• Conversions API: il servizio di Meta che riceve gli eventi dal server di yourWay invece che dal browser dell'ospite. Ogni prenotazione confermata con il consenso dell'ospite diventa un solo evento, alla conferma (pagamento riuscito o la tua Conferma di una richiesta).
• Dataset (pixel): il contenitore degli eventi della struttura in Gestione eventi di Meta. L'id del dataset (solo cifre) va in Struttura, sezione Misurazione Meta.
• Token di accesso del sistema: la chiave con cui yourWay scrive sul dataset della struttura. Lo generi nel Business Manager della struttura (Utenti del sistema, col dataset fra le risorse) e lo incolli nella sezione Misurazione Meta: yourWay lo cifra e non lo mostra più. Non incollarlo mai in chat: l'assistente non lo accetta. Se Meta lo rifiuta (scaduto o revocato), Oggi e la sezione lo dicono ("Token Meta scaduto"): ne incolli uno nuovo e riprovi le conversioni non partite.
• Evento Purchase: l'evento "acquisto" che parte per ogni prenotazione con consenso, col suo identificativo, così Meta non la conta due volte.
• Codice degli eventi di prova: il codice di Gestione eventi, Eventi di prova (per esempio TEST12345). Con il codice gli eventi restano fra quelli di prova e non contano nelle campagne: sul server di prova e nella struttura dimostrativa va sempre messo.
• Termini di Meta e informativa: per accendere la misurazione dichiari che la struttura ha accettato i termini degli strumenti di business di Meta e che la sua informativa per gli ospiti ha il paragrafo sulla misurazione Meta (la sezione te lo dà da copiare). Le due dichiarazioni portano la data e chi le ha fatte.
• Accensione: la misurazione si accende solo con dataset, token, termini e informativa; se ne togli uno si spegne. Deve averla anche il piano della struttura (la accende l'assistenza di Weeko).

Cosa vede Meta e cosa no

Per ogni prenotazione con consenso, un evento: il codice e il totale della prenotazione in euro, il momento della conferma, la pagina della struttura (senza altri parametri), l'email e il telefono dell'ospite come impronte SHA-256 (una sequenza di cifre e lettere da cui non si ricava l'indirizzo: Meta la confronta con quelle dei suoi utenti per riconoscere se l'ospite ha un account Facebook o Instagram), il riferimento del clic sull'annuncio (se l'ospite è arrivato da un annuncio), l'indirizzo IP e il browser. Se la linea cade lo stesso evento può ripartire: Meta lo riconosce e lo conta una volta. Meta non vede mai il nome, la data di nascita, le età dei bambini, le esigenze, le note o i dati sanitari. Se la prenotazione poi si cancella, a Meta non parte niente (in questa versione non c'è l'annullamento dell'evento).

Perché serve il consenso

Comunicare a Meta una prenotazione, per le sue finalità pubblicitarie, si può fare solo con il consenso dell'ospite. Quando la misurazione è accesa, nel passo dei dati la pagina chiede: "Acconsento che la prenotazione sia comunicata a Meta per misurare la pubblicità" oppure "Non acconsento", con la stessa evidenza e nessuna risposta già scelta, il testo breve di cosa parte e il link all'informativa. Non scegliere vale come non acconsentire; rifiutare non cambia niente della prenotazione (prezzo, conferma, email). yourWay conserva la prova: la scelta, la data e la versione del testo mostrato. La scelta vale per quella prenotazione: se lo stesso ospite prenota di nuovo (anche da un secondo preventivo nella stessa conversazione), la pagina chiede di nuovo e vale la risposta nuova.

La revoca del consenso

L'ospite può revocare il consenso quando vuole, facilmente come l'ha dato. Dal suo link "Gestisci la prenotazione" c'è il bottone "Revoca il consenso alla misurazione", con una conferma. Se invece lo chiede a te (a voce, per email, per messaggio), apri la scheda della prenotazione, sezione Misurazione Meta, tocca "Registra la revoca del consenso" e scegli come l'ha chiesto: resta scritto chi l'ha registrata e quando. Lo puoi chiedere anche all'assistente: prepara la pratica e la approvi tu (o chi ha la delega delle prenotazioni). Da quel momento per quella prenotazione non parte più niente: la conversione in coda si annulla e il riferimento del clic, l'IP e il browser si cancellano subito. Se l'evento era già partito, la revoca vale per il futuro: quello che Meta ha già ricevuto lo tratta Meta secondo la sua informativa. La prova del consenso dato resta, con la data della revoca.

Perché Meta vedrà solo una parte delle prenotazioni

Partono verso Meta solo le prenotazioni dirette dalla pagina con il consenso dell'ospite: chi non acconsente, i portali, le prenotazioni inserite a mano non partono. Per questo Meta conta meno prenotazioni di quelle vere. Le campagne di yourWay (sezione Campagne dell'Andamento) le contano tutte, con o senza consenso. Nell'Andamento, sotto le campagne, la riga "Comunicate a Meta: N su M prenotazioni con consenso" dice quante, fra le prenotazioni del periodo con il consenso, sono partite davvero.

Quanto restano i dati

Il riferimento del clic, l'IP e il browser servono solo all'evento: yourWay li cancella subito dopo l'invio, e subito anche quando l'evento non partirà mai (la richiesta si cancella o scade prima della conferma, il pagamento non si completa, spegni la misurazione, l'ospite revoca il consenso); comunque l'IP e il browser entro 7 giorni e il riferimento del clic entro 90. L'email e il telefono restano nella scheda dell'ospite, come sempre; le impronte non si salvano. Se l'ospite chiede di cancellare i suoi dati, gli eventi non ancora partiti non partono più.

Quando un evento non parte

• Nuovi tentativi: se Meta non risponde o non conferma di averlo ricevuto, yourWay riprova da sola dopo 5 minuti, un'ora e sei ore, al più 3 volte ed entro 48 ore: Meta riconosce lo stesso evento e non lo conta due volte. Le 48 ore si ricontrollano al momento di ogni invio: se un tentativo di prima poteva essere arrivato e le 48 ore sono passate (per esempio il server era fermo), l'evento non riparte più, perché Meta lo conterebbe due volte. Se Meta chiede di aspettare, yourWay aspetta senza contarlo come tentativo.
• Conversione non partita: se Meta rifiuta l'evento (token scaduto, dataset sbagliato) compare in Oggi, sezione "Conversioni verso Meta", solo per te titolare e solo col codice della prenotazione. Sistemata la causa (per esempio il token nuovo), "Riprova l'invio". Un rifiuto certo non conta come tentativo: anche se hai toccato "Riprova" prima di mettere il token nuovo, dopo puoi riprovare entro i 7 giorni.
• Conversione da verificare: se dopo i tentativi Meta non ha confermato, in Oggi puoi segnare "È arrivata" (se la vedi fra gli eventi del dataset) o "Riprova l'invio" finché sei entro le 48 ore. Meta accetta eventi fino a 7 giorni: dopo, la conversione si chiude da sola.
• Versione API da aggiornare: se Meta smette di accettare la versione con cui yourWay manda gli eventi, Oggi lo dice. Non dipende da te: lo sistema l'assistenza di Weeko, poi riprovi le conversioni non partite.
• Struttura dimostrativa: senza il codice degli eventi di prova le conversioni non partono e Oggi lo dice: mettilo in Struttura, Misurazione Meta, poi "Riprova l'invio".

Prezzi della zona

Il confronto con i prezzi delle strutture della tua zona, per decidere i tuoi con un'informazione in più: non è un obiettivo da raggiungere. yourWay rileva i prezzi su 30 date: nei prossimi 6 mesi weekend, giorni feriali e vigilie delle feste, più tre fine settimana d'estate anche oltre i 6 mesi. La prima rilevazione la fai partire tu con "Aggiorna ora"; quando lo sviluppatore attiva l'aggiornamento automatico, si ripete ogni settimana. I numeri li calcola il programma, l'assistente te li spiega. Il prezzo lo decidi sempre tu: nessun prezzo cambia da solo.

Le parole

• Mediana: il prezzo di mezzo delle strutture confrontate. Metà costa meno, metà di più.
• Fascia: dal 25% al 75% dei prezzi. Lascia fuori il quarto più economico e il quarto più caro.
• Set di confronto: le strutture della zona prese come riferimento. Lo scegli tu nella schermata Struttura, sezione "Zona di confronto dei prezzi": i paesi (il tuo e quelli vicini, anche frazioni e borghi), il raggio in chilometri, i tipi di struttura, le stelle e il voto minimi.

La tua struttura nell'elenco

Dopo la prima rilevazione scegli la tua struttura nell'elenco del set, oppure "Non c'è nell'elenco", e salva: finché non lo fai il confronto resta spento. Serve a non confrontarti con te stesso e a far sapere al servizio quante strutture della zona usano yourWay: se sono tante, per prudenza l'elenco con i nomi non si mostra e restano solo mediana e fascia.

Dove li vedi

Nel calendario della schermata Tariffe, sotto il prezzo dei giorni rilevati, c'è una riga piccola con la mediana della zona ("z 136" sul telefono, "zona 136" sullo schermo largo): un riferimento, senza colori o frecce. Nell'editor del giorno c'è il riquadro con mediana, fascia, numero di strutture, fonte e ora. Nell'Andamento c'è la sezione "ADR e mediana di zona", mese per mese: i due numeri affiancati, che non si confrontano come se fossero lo stesso prezzo (l'ADR è la media di tutte le tue camere vendute, la mediana è il prezzo più basso per 2 adulti delle altre strutture). Se l'ultima rilevazione non è riuscita, il calendario e l'editor lo dicono.

I limiti

Il prezzo di ogni struttura è il più basso disponibile a notte per 2 adulti, non per una categoria precisa di camera. Mediana e fascia si calcolano solo con almeno 5 strutture con prezzo: sotto, la schermata dice "pochi dati", e nella stessa conversazione in cui l'assistente ha letto i prezzi della zona non nasce nessuna proposta di prezzo per quelle notti (un prezzo che decidi tu glielo puoi chiedere nel messaggio dopo). Gli annunci di privati contano solo nei numeri, mai col nome. Ogni rilevazione usa ricerche della fonte, con un tetto al mese: "Aggiorna ora" ti dice prima quante ne usa. Se un'altra struttura che usa yourWay ha chiesto da poco gli stessi paesi, i numeri possono venire da quella rilevazione (una sola domanda alla fonte per paese e data): in quel caso l'aggiornamento costa meno ricerche e l'ora della rilevazione è quella di allora. Dell'altra struttura non esce niente: né le sue tariffe né le sue prenotazioni.